--- title: "Automatizare facturi și e-Factura: integrare SPV | Murarum" description: "Automatizare facturi pentru firme de 10-250 de oameni: facturile pleacă din ERP direct în e-Factura, fără copiere manuală în SPV. Începe cu o analiză." url: https://murarum.ro/servicii/optimizarea-proceselor/automatizare-e-factura language: ro alternate_en: https://murarum.ro/en/services/process-optimization/e-invoicing-automation --- Automatizare facturare și e-Factura # Facturi emise și trimise în SPV fără să le mai copiezi de mână Legăm sistemul în care se nasc facturile, fie el ERP, program de comenzi sau de facturare, direct de RO e-Factura. Fiecare factură pleacă, e urmărită și arhivată fără copiere manuală. Lucrăm cu firme de 10 până la 250 de oameni care încarcă azi facturile de mână în SPV. Începem cu o analiză scurtă a fluxului actual. - [Hai să vorbim](https://murarum.ro/contact?from=e-invoicing-automation) - [Analiza](https://murarum.ro/cum-lucram/analiza) Azi și după ## Drumul unei facturi, de la comandă la recipisa ANAF. Un flux tipic într-o firmă de distribuție, construit ca exemplu pentru această pagină. Nu descrie un client anume. Exemplu ilustrativ ### Cum arată azi 1. Factura se scrie în programul de facturare Manual Clientul și liniile comenzii se copiază din ERP, rând cu rând. 2. XML-ul se încarcă în SPV Manual Cineva intră cu certificatul digital și urcă fișierele unul câte unul. 3. Starea se verifică a doua zi Manual Se deschide SPV-ul din nou, ca să vezi dacă factura a fost validată sau are erori. 4. Recipisa se salvează într-un folder Manual Când nu se uită. Căutarea ei la un control durează. 5. Excel-ul de urmărire se actualizează Manual Facturile trimise, respinse și încasate stau într-un tabel separat, ținut de un singur om. Cinci pași manuali la fiecare factură, trei programe, iar termenul de transmitere e urmărit din memorie. ### Cum arată după 1. Factura se generează din comanda din ERP Automat Aceleași date, fără recopiere: clientul, liniile, cotele de TVA. 2. Se validează înainte să plece Automat CUI, TVA, câmpuri obligatorii. Ce nu trece ajunge într-o listă, cu motivul scris. 3. Se transmite prin API-ul RO e-Factura Automat Fără încărcare manuală în SPV. Dacă sistemul nu răspunde, trimiterea se reîncearcă. 4. Răspunsul ANAF se urmărește și se arhivează Automat Starea apare lângă comandă; XML-ul cu sigiliul Ministerului Finanțelor se păstrează automat. 5. Facturile respinse ajung la contabil Verificare umană Doar ele, cu mesajul de eroare atașat. Contabilul le corectează și le retrimite. Un singur pas uman, doar pentru excepții. Termenul îl urmărește sistemul. Când se potrivește ## Când merită și când nu. ### Se potrivește dacă - Emiți sute de facturi pe lună și le urci manual în SPV sau le exporți una câte una din programul de facturare. - Datele facturii există deja în ERP sau în sistemul de comenzi, dar cineva le copiază de mână în programul de facturare. - Afli de facturile respinse abia când sună clientul sau la închiderea de lună. - Un singur om știe cum se face trimiterea, iar concediul lui devine o problemă. - Ții evidența facturilor trimise și încasate într-un Excel separat de contabilitate. ### Nu se potrivește dacă - Emiți câteva zeci de facturi pe lună. Un program de facturare care trimite singur în e-Factura e suficient și costă mai puțin decât un proiect. - Programul pe care îl ai deja transmite automat și nimeni nu mai copiază nimic între sisteme. - Problema reală e în altă parte, de exemplu prețurile sau datele clienților din ERP sunt greșite. Atunci începem cu datele, nu cu trimiterea. - Cauți doar un program nou de facturare. Pentru asta nu ai nevoie de noi; contabilul tău îți poate recomanda unul. Unde se folosește Vezi cum arată în industria ta. - [Distribuție](https://murarum.ro/industrii/distributie) - [Producție](https://murarum.ro/industrii/productie) - [Hoteluri și turism](https://murarum.ro/industrii/hoteluri-si-turism) - [Clinici medicale](https://murarum.ro/industrii/clinici-medicale) [Toate industriile](https://murarum.ro/industrii) Ce construim ## Componentele, una câte una. Fiecare componentă se poate face separat. Analiza stabilește care dintre ele se justifică pentru volumul tău. - 01 ### Captarea datelor Factura pornește din sursa ei: comanda din ERP, contractul sau abonamentul. Datele se preiau prin API, direct din baza de date sau printr-un export programat, nu prin copiere. - 02 ### Validarea înainte de trimitere Verificăm CUI-ul, cotele de TVA și câmpurile cerute de regulile naționale RO\_CIUS înainte ca factura să plece. Greșelile se opresc în firmă, nu la ANAF. - 03 ### Integrarea cu programul de facturare Dacă programul tău are API sau acceptă import de fișiere, îl păstrăm și îl alimentăm automat. Dacă nu, generăm XML-ul pe standardul EN 16931 direct din sistemul tău. - 04 ### Transmiterea în e-Factura Trimiterea și descărcarea răspunsului se fac prin API-ul oficial, autorizat cu certificatul digital al firmei. Același canal descarcă facturile primite, înainte să expire cele 60 de zile. - 05 ### Notificări Factura respinsă ajunge la omul care o poate corecta, cu eroarea explicată pe înțeles. Sunt semnalate și facturile care se apropie de termenul de transmitere. - 06 ### Arhivă și raportare XML-ul cu sigiliu, recipisa și starea fiecărei facturi stau într-o arhivă în care cauți după client, număr sau dată. Un raport lunar arată volumul, erorile și timpul până la validare. Calculează ## Cât te costă azi drumul manual al facturii? Pune cifrele tale. Rezultatul arată timpul consumat azi pe pașii manuali, nu o economie promisă. Cât din el dispare aflăm în analiză, pe fluxul tău. ### Ipotezele calculului - Cu valorile de pornire: 400 facturi × 3 minute = 20 ore pe lună. La 50 lei pe oră, asta înseamnă 1.000 lei pe lună. - Minutele includ copierea datelor, încărcarea în SPV, verificarea stării și arhivarea. Cronometrează câteva facturi reale înainte să alegi cifra. - 50 de lei pe oră e o valoare de pornire pentru costul total al unei ore de lucru administrativ, nu o medie oficială. Folosește costul real din firma ta. - Calculul lasă deoparte costul erorilor: facturi respinse, retrimise sau transmise după termen, pentru care legea prevede amenzi. - E o estimare orientativă, nu o ofertă și nici o economie garantată. Cum lucrăm ## De la fluxul de azi la facturi care pleacă singure. Primul pas e Analiza: urmărim câteva facturi reale de la comandă până la recipisă și decidem împreună ce merită automatizat. Abia apoi construim. 1. ### Analiză Urmărim drumul real al facturii: unde se nasc datele, cine le copiază, câte facturi sunt respinse și de ce, cum e urmărit termenul. Rezultat: harta fluxului, volume și timpi măsurați, erorile frecvente. 2. ### Design Alegem sursa unică a datelor facturii, regulile de validare și ce rămâne la om. Decidem dacă păstrăm programul de facturare actual sau generăm XML-ul direct. Rezultat: fluxul nou, regulile scrise și cine răspunde de excepții. 3. ### Implementare Construim integrarea, o testăm în mediul de test pus la dispoziție de ANAF, apoi pe un lot mic de facturi reale, în paralel cu procesul vechi. Rezultat: trimitere automată în producție, verificată pe facturi reale. 4. ### Extindere Extindem la stornări, facturi de avans și facturi către persoane fizice, predăm documentația și urmărim împreună o închidere de lună completă. Rezultat: proces documentat, raport lunar și un om din echipă care răspunde de el. [Vezi cum funcționează Analiza](https://murarum.ro/cum-lucram/analiza) Riscuri ## Ce poate merge prost și cum tratăm. ### Date personale și GDPR Facturile conțin date de contact și, la persoanele fizice, date personale. Accesul e limitat la cine are nevoie și e înregistrat. Pentru datele la care avem acces semnăm un acord de prelucrare. ### Date greșite și verificare umană Automatizarea nu repară datele greșite din ERP, doar le trimite mai repede. De aceea validarea se face înainte de trimitere, iar orice factură care nu trece regulile se oprește la un om. ### Când SPV sau ANAF nu răspunde Sistemul ANAF are și perioade în care nu răspunde. Facturile așteaptă într-o coadă, trimiterea se reîncearcă automat, iar dacă problema durează e anunțat contabilul, ca termenul să nu fie ratat. ### Unde stau datele Integrarea poate fi instalată pe serverele tale sau în cloud, în centre de date din UE. Comunicarea cu ANAF se face direct, iar integrarea păstrează doar tokenul de acces, nu certificatul digital. ## Întrebări despre automatizarea facturilor ### Trebuie să schimb programul de facturare? De obicei nu. Dacă programul are API sau import automat, îl păstrăm și îl alimentăm din ERP. Îl schimbăm doar dacă nu poate fi conectat deloc sau dacă oricum vrei să-l înlocuiești. Decizia se ia în analiză, cu costurile ambelor variante pe masă. ### Ce se întâmplă dacă ANAF respinge factura? ANAF întoarce un mesaj de eroare. Sistemul îl preia, îl atașează facturii și îl trimite omului care o poate corecta. După corectare, factura se transmite din nou. Termenul de transmitere rămâne valabil, de aceea contează ca eroarea să ajungă în aceeași zi la cine o poate rezolva. ### Cât durează până merge? Depinde de câte surse au facturile și de cât de curate sunt datele. Durata o stabilim în analiză și o scriem în propunere. Lucrăm în pași: primul tip de factură merge automat înainte să trecem la stornări și la cazurile speciale. ### Datele facturilor pleacă din România sau din UE? Nu e nevoie să plece. Integrarea poate fi instalată pe serverele tale sau la un furnizor de cloud cu centre de date în UE, iar facturile ajung direct la ANAF. Unde o instalăm decidem împreună, înainte de construcție. ### Care e termenul de transmitere în e-Factura? Pentru facturile B2B, 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere (OUG 120/2021, art. 10 alin. (7), regula în vigoare din 1 ianuarie 2026). Am verificat textul pe 29 septembrie 2026; confirmă varianta la zi cu contabilul tău. ### Avem nevoie de inteligență artificială pentru asta? Nu. Facturile din e-Factura sunt fișiere XML structurate, deci trimiterea, validarea și urmărirea se fac cu reguli și integrări, fără un model AI. AI ajută la documentele care nu vin structurat, cum ar fi facturile de la furnizori străini, bonurile sau avizele scanate. [Citire automată facturi și documente](https://murarum.ro/servicii/inteligenta-artificiala/citire-automata-documente) ### Ce se întâmplă cu facturile primite de la furnizori? Le putem descărca automat din e-Factura, înainte să expire cele 60 de zile în care sunt disponibile, și le trimitem în programul de contabilitate. Potrivirea lor cu comenzile e un pas separat, pe care îl stabilim în analiză. ### Cine răspunde dacă o factură pleacă greșit? Răspunderea fiscală rămâne a firmei care emite factura, la fel ca azi. Noi răspundem de funcționarea integrării: regulile de validare, trimiterea, urmărirea și alertele. De aceea fiecare regulă și fiecare excepție sunt scrise și aprobate de contabilul tău. [Mai ai întrebări? Scrie-ne](https://murarum.ro/contact) Lectură suplimentară ## Citește mai departe. - [Automatizarea facturilor: e-Factura și ANAF](https://murarum.ro/articole/automatizare-facturi-e-factura): Articol · 8 min - [Integrare e-Factura: SaaS sau integrare proprie?](https://murarum.ro/articole/e-factura-saas-sau-integrare): Articol · 8 min - [Automatizarea proceselor vs transformarea digitală](https://murarum.ro/articole/automatizare-procese-vs-transformare-digitala): Articol · 6 min ## Spune-ne cum pleacă azi o factură din firma ta. Descrie pe scurt drumul de la comandă până în SPV. Îți răspundem sincer dacă merită o analiză și ce ar acoperi. [Hai să vorbim](https://murarum.ro/contact?from=e-invoicing-automation) [office@murarum.ro](mailto:office@murarum.ro) ## Contact - Email: office@murarum.ro - Telefon: +40 761 339 149 - Începe o conversație: https://murarum.ro/contact