Ce s-a schimbat cu e-Factura pentru facturile B2B
RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică, administrat de Ministerul Finanțelor și de ANAF. Din 1 ianuarie 2024, facturile dintre persoanele impozabile stabilite în România trebuie raportate prin el, iar din 1 iulie 2024 doar factura care trece prin sistem mai contează ca factură pentru aceste tranzacții (Ministerul Finanțelor, Ghidul RO e-Factura, 2024). Factura e un fișier XML construit pe standardul european EN 16931, cu regulile naționale RO_CIUS. Originalul este XML-ul cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul pe care îl deschid cei mai mulți e doar o vizualizare a lui.
| Regula | Ce spune | Sursa |
|---|---|---|
| Cine intră în B2B | Facturile dintre persoane impozabile stabilite în România, pentru livrări și servicii cu locul în România. Fac excepție, între altele, livrările intracomunitare și bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. | OUG 120/2021, art. 10 alin. (1) |
| Termenul | 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere a facturii. Regula e în vigoare din 1 ianuarie 2026; înainte, termenul se socotea în zile calendaristice. | OUG 120/2021, art. 10 alin. (7), modificat prin OUG 89/2025 |
| B2C | Din 1 ianuarie 2025 se transmit și facturile către persoane fizice, cu excepția bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. | OUG 120/2021, art. 10^1 alin. (2) |
| Factura în afara sistemului | Amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii, atât pentru emitent, cât și pentru destinatarul care primește și înregistrează o factură B2B netrecută prin sistem. | OUG 120/2021, art. 13^2 |
| Transmiterea cu întârziere | Între 1.000 și 2.500 de lei pentru majoritatea firmelor, între 2.500 și 5.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și între 5.000 și 10.000 de lei pentru contribuabilii mari. | OUG 120/2021, art. 13^2 alin. (3) |
| Accesul | Prin contul firmei din Spațiul Privat Virtual (SPV) sau prin API-ul sistemului. Fișierele pot fi descărcate 60 de zile, apoi sunt arhivate și se eliberează la cerere. | Ghidul Ministerului Finanțelor, 2024 |
Regulile au fost modificate de multe ori din 2021 încoace, inclusiv în 2026. Tabelul e un rezumat verificat pe 29 septembrie 2026, nu o consultanță juridică. Textul la zi îl confirmi cu contabilul tău.
Consecința practică e simplă. În România, factura de la furnizor nu mai e un document pe care cineva îl tastează. E un set de date structurate care așteaptă într-un sistem al statului. Asta schimbă ce merită automatizat și ce nu.
Restul Europei merge în aceeași direcție
România a pornit devreme, dar nu e singură. Pachetul european TVA în era digitală (ViDA, Directiva (UE) 2025/516 a Consiliului) a fost adoptat pe 11 martie 2025 și a intrat în vigoare pe 14 aprilie 2025. De atunci, statele membre pot impune facturarea electronică obligatorie pe plan intern, în anumite condiții. Raportarea digitală pentru tranzacțiile B2B transfrontaliere se aplică din 1 iulie 2030, iar sistemele naționale de raportare în timp real trebuie aliniate până la 1 ianuarie 2035 (Comisia Europeană). Pentru o firmă din România care lucrează cu parteneri din UE, e-Factura e doar primul pas.
Drumul complet al unei facturi prin firmă
Înainte să decizi ce automatizezi, notează procesul așa cum funcționează azi. În cele mai multe firme are șapte pași, pe două fluxuri: facturile pe care le primești și facturile pe care le emiți.
- Primirea. Facturile de la furnizori ajung în e-Factura. Cineva, sau ceva, trebuie să le descarce înainte să treacă cele 60 de zile.
- Extragerea datelor. XML-ul are deja furnizorul, liniile, TVA-ul și totalurile. Ce e în afara e-Factura, adică facturi de la furnizori străini, bonuri, avize și contracte, vine în continuare ca PDF sau ca scan.
- Potrivirea. Fiecare factură se verifică față de comandă, de aviz sau de contract: furnizorul corect, cantitățile corecte, prețurile corecte.
- Aprobarea. Omul care răspunde de buget confirmă că cheltuiala e reală și că intră în bugetul lui.
- Înregistrarea. Factura intră în programul de contabilitate sau în ERP, pe contul, centrul de cost și tratamentul de TVA corecte.
- Emiterea și transmiterea. Facturile proprii se generează din comandă sau din contract, se transformă în XML, se transmit în termen, iar răspunsul sistemului se verifică pentru erori.
- Reconcilierea. Plățile din extrasul de cont se potrivesc cu facturile, în ambele sensuri, iar restanțele se urmăresc.
Ce merită automatizat, pas cu pas
| Pasul | Se automatizează? | Cu ce | Unde rămâne un om |
|---|---|---|---|
| Primirea | Da, complet | Integrare: descărcare programată prin API și arhivă de fișiere XML | Doar când pică legătura cu sistemul |
| Extragerea datelor | Da pentru e-Factura, parțial pentru rest | XML-ul din e-Factura: un parser, fără AI. Scanuri și documente nestandard: extragere cu AI | Verifică extragerile de care sistemul nu e sigur |
| Potrivirea | În mare parte | Reguli pe număr de comandă, furnizor și sume; AI pentru liniile descrise altfel decât în comandă | Rezolvă nepotrivirile |
| Aprobarea | Se direcționează, nu se elimină | Flux de aprobare: omul potrivit, notificări, praguri | Aprobă tot ce trece de prag sau iese din contract |
| Înregistrarea | În mare parte | Reguli pe furnizor și categorie, plus sugestii pe baza înregistrărilor anterioare | Verifică furnizorii noi, TVA-ul neobișnuit și închiderile de lună |
| Emiterea și transmiterea | Da | Integrare între sistemul de comenzi sau de contracte și programul de facturare, plus verificarea răspunsului din sistem | Corectează facturile respinse și stornările |
| Reconcilierea | În mare parte | Import de extrase bancare și reguli pe sumă, referință și dată | Plăți parțiale, o plată pentru mai multe facturi, dispute |
Un exemplu ilustrativ, nu un rezultat de la un client: un distribuitor primește facturi de la patruzeci de furnizori. Treizeci și cinci dintre ei trec mereu numărul comenzii pe factură. Pentru ei, o regulă leagă factura de comandă, iar singurul pas uman rămas e aprobarea peste un prag. Ceilalți cinci trimit facturi cu linii scrise liber. Acolo își merită costul extragerea și potrivirea cu AI, cu un om care verifică tot ce modelul nu poate confirma sigur.
Unde trebuie să rămână un om
- Banii care ies din firmă. Aprobarea peste un prag agreat rămâne umană, chiar și când potrivirea e perfectă.
- Tot ce schimbă un rezultat fiscal: tratamente de TVA neobișnuite, taxare inversă, corecții și stornări.
- Facturile respinse. Sistemul întoarce mesaje de eroare; cineva trebuie să le înțeleagă și să retransmită factura în termen.
- Furnizorii și clienții noi. Prima factură stabilește regulile pentru toate facturile care urmează.
- Închiderea de lună. E o decizie asumată de contabil, nu un proces automat care pornește singur noaptea.
Unde ajută AI și unde ajung regulile
e-Factura a eliminat exact partea pentru care se vindea de obicei AI în facturare. O factură XML structurată nu are nevoie de un model ca să fie citită. Are nevoie de un parser și de o legătură cu programul de contabilitate. Dacă pui AI acolo, adaugi un cost și încă o sursă de erori, fără niciun câștig.
AI își face locul acolo unde datele nu sunt structurate sau decizia nu e exactă: citirea scanurilor, a bonurilor și a facturilor de la furnizori străini; potrivirea liniilor de pe factură cu cele din comandă când sunt scrise diferit; propunerea contului și a centrului de cost pentru un furnizor pe care regulile nu îl cunosc încă; explicarea motivului pentru care o factură a fost oprită. De fiecare dată, rezultatul e o sugestie cu un nivel de încredere, iar tot ce are un nivel de încredere scăzut ajunge la un om. E aceeași regulă pe care o aplicăm în orice proiect de integrare AI. Cât costă această citire pe pagină și când se amortizează, arătăm în articolul Cât costă citirea automată a facturilor.
Ordinea corectă: întâi procesul, apoi automatizarea
Ordinea contează mai mult decât programele. Iată succesiunea pe care o urmăm când automatizăm procesele financiare ale unei firme, inclusiv circuitul facturilor prin e-Factura.
- Desenezi procesul așa cum arată azi, cu toate ocolișurile: cine descarcă, cine retastează, cine aprobă pe email. Analiza noastră pornește de aici.
- Elimini pași înainte să automatizezi. De obicei, primul care dispare e tipărirea, scanarea și retastarea unei facturi care există deja ca XML.
- Cureți datele de bază: lista de furnizori, codurile de TVA, centrele de cost, numerotarea comenzilor. Cu date de bază proaste, regulile de potrivire eșuează, oricine le-ar aplica.
- Legi sistemele între ele: e-Factura cu programul de contabilitate sau cu ERP-ul, comenzile cu facturarea, banca cu reconcilierea. Aici e cea mai mare parte din câștig, și nimic din ea nu cere AI. Pentru facturile emise, asta face automatizarea facturării cu e-Factura direct din ERP. Dacă ajunge o aplicație de facturare sau merită o integrare proprie, discutăm în Integrare e-Factura: SaaS sau integrare proprie?.
- Scrii regulile și o coadă de excepții. Fiecare factură fie trece de reguli, fie ajunge într-o listă, cu un motiv și un responsabil.
- Adaugi AI doar pentru excepțiile care rămân: documente nestandard și potriviri aproximative, cu verificare umană când încrederea e mică.
- Compari rezultatele cu situația de la primul pas: timpul de la primire la înregistrare, ce parte din facturi trece fără intervenție, câte erori apar la închiderea de lună.
Dacă nu e clar ce îți trebuie, automatizarea proceselor sau o schimbare mai mare de sisteme, articolul nostru despre automatizarea proceselor vs transformarea digitală explică diferența dintre ele.
Pe scurt
- În România, facturile B2B sunt fișiere XML structurate care circulă prin RO e-Factura, cu termen de transmitere de 5 zile lucrătoare și amenzi pentru facturile din afara sistemului.
- Uniunea Europeană merge în aceeași direcție prin ViDA, adoptat în martie 2025.
- Primirea, citirea, transmiterea și cea mai mare parte din potrivire și reconciliere țin de integrări și reguli, nu de AI.
- Oamenii rămân pe aprobări, decizii fiscale, facturi respinse, parteneri noi și închiderea de lună.
- AI își are locul la documentele nestandard și la potrivirile aproximative care rămân după ce procesul e pus la punct.
