Serviciu
Optimizarea și automatizarea proceselor
Serviciul Murarum de optimizare și automatizare a proceselor ajută firmele de 10 până la 250 de oameni să scape de pașii manuali care le încetinesc, să-și simplifice felul în care lucrează și să automatizeze doar unde merită. Începe cu o analiză care stabilește ce intră în proiect și cât durează și se încheie cu sisteme și documentație cu care echipa se descurcă singură.
Când se potrivește
Semnele că procesele au rămas în urma firmei.
Totul trece prin mine
Aprobările, excepțiile și răspunsurile către clienți așteaptă toate după un singur om, de obicei chiar după tine. Firma crește, dar crește doar coada, nu și capacitatea. Iar un concediu devine un risc.
Aceleași date, introduse de trei ori
Aceeași comandă, factură sau fișă de client se scrie de mână în CRM, în ERP și într-un Excel. Fiecare reintroducere mănâncă ore și aduce greșeli pe care le vede primul clientul.
Rapoarte făcute de mână
Cifrele de la final de lună se adună din exporturi și din memorie. Nimeni nu are încredere deplină în ele, iar cei care le pregătesc nu mai ajung să-și facă munca obișnuită în săptămâna aceea.
Probleme pe care le rezolvăm
Când problema e exact asta.
Cum decurge
Patru pași, de la analiză la predare.
- 01
Analiză
Stăm lângă oamenii care fac munca și desenăm procesul așa cum funcționează azi, nu cum apare în organigramă. Notăm fiecare moment în care lucrul trece de la un om la altul, fiecare așteptare și fiecare improvizație.
Rezultat: harta procesului, timpii actuali măsurați și pașii care costă cel mai mult, în ordine.
- 02
Design
Regândim fluxul pornind de la rezultatul dorit: mai puțini pași, responsabili clari, decizii luate o singură dată. Propunem automatizări doar pentru pașii repetitivi, stabili și măsurabili.
Rezultat: fluxul nou, cine ce face și cine preia de la cine, plus decizia clară despre ce automatizăm și ce rămâne manual.
- 03
Implementare
Punem schimbarea în practică noi înșine: legăm între ele aplicațiile pe care le ai deja, automatizăm unde se justifică și scriem software nou doar cât e nevoie ca să acoperim golul.
Rezultat: procesul nou, în funcțiune, testat cu echipa și măsurat față de situația de dinainte.
- 04
Extindere
Documentăm procesul, instruim oamenii care îl preiau și rămânem până când rezultatele se mențin un ciclu complet. Abia apoi predăm.
Rezultat: documentație de predare, un tablou de bord pe care echipa îl urmărește singură și lista următoarelor procese de îmbunătățit.
Ce primești
Ce primești, concret.
- Harta procesului de azi și a celui regândit
- Durata procesului și rata de erori, măsurate înainte de orice schimbare
- Fluxul nou, cu responsabili, etape și puncte de decizie clare
- Automatizarea pașilor repetitivi care merită automatizați, pusă în funcțiune
- Integrări între CRM, ERP și aplicațiile pe care le folosești deja
- Rapoarte generate de sistem, nu adunate de mână
- Documentație și instruire pentru omul care preia procesul
- Un tablou de bord care arată dacă rezultatele se mențin
- n8n
- Make
- Zapier
- Google Sheets
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Slack
- Airtable
- Notion
- HubSpot
- Odoo
- Gmail
- PostgreSQL
Tehnologii
Automatizări pe aplicațiile
pe care echipa le folosește deja
Legăm ce folosești deja, Google Workspace sau Microsoft 365, CRM-ul, ERP-ul și e-Factura, și automatizăm pașii dintre ele cu n8n, Make sau Zapier.
Dovezi
Dovezi, fără înflorituri.
Avem două studii de caz publicate pe procese. Pentru Eventer.NET am reproiectat logistica lectorilor, care se ținea pe email și în foi de calcul, și am construit platforma în care se lucrează acum. Pentru Sunday am analizat pas cu pas fluxurile și procesele din spatele aplicației B2B, apoi am făcut designul UX și UI în jurul lor; implementarea nu a fost partea noastră. Niciunul nu pretinde rezultate măsurate, pentru că publicăm doar cifrele pe care clientul ne-a permis să le arătăm.
Cazurile cu rezultate măsurate în procese apar aici imediat ce un client își dă acordul.
Întrebări despre optimizarea și automatizarea proceselor
Ce înseamnă optimizarea proceselor de business?
Optimizarea proceselor de business înseamnă să analizezi cum circulă de fapt munca prin firmă, să elimini pașii care adaugă timp sau erori fără să aducă valoare și să regândești fluxul astfel încât să facă față când firma crește. La noi include analiza, regândirea fluxurilor, implementarea automatizărilor sau integrărilor de care are nevoie noul flux și predarea către echipa internă. Nu este un raport: rezultatul este un proces care funcționează efectiv.
Cât durează o analiză de procese?
Depinde de câte procese intră în discuție și de câți oameni lucrează cu ele. Analiza se concentrează pe cele câteva procese care costă cel mai mult, iar durata și prețul le stabilim în ofertă, după o primă discuție. Nu avem o listă publică de prețuri: prețul depinde de ce cuprinde proiectul.
Începe cu analizaAvem nevoie de software nou?
De obicei, nu la început. Într-o firmă de 10 până la 250 de oameni, cele mai multe câștiguri vin din pașii eliminați și din legarea aplicațiilor pe care le folosiți deja. Automatizăm doar pașii repetitivi, stabili și măsurabili. Software-ul nou este ultima variantă, iar când chiar e nevoie de el, construim cea mai simplă versiune care rezolvă problema.
Cum măsurați rezultatele?
Față de situația măsurată înainte de orice schimbare: timpul de la cerere la finalizare, rata de erori și de lucru refăcut, orele pierdute săptămânal cu pași manuali și câte decizii mai trec printr-un singur om. Urmărim aceleași cifre și după schimbare, până când se mențin un ciclu complet.
Și dacă procesele noastre nu sunt documentate?
Așa pornesc aproape toate firmele. Documentația rezultă chiar din analiză: observăm munca și vorbim cu oamenii care o fac. Procesele nedocumentate nu sunt o piedică; de obicei sunt chiar motivul pentru care merită să ne apucăm de treabă.
Am mai avut automatizări care s-au stricat. De ce ar fi altfel acum?
Automatizările se strică de obicei din două motive: au fost construite peste un proces pe care nu l-a pus nimeni pe hârtie și, după lansare, nu a mai răspuns nimeni de ele. Noi pornim de la analiză, ca implementarea să se sprijine pe felul în care se lucrează de fapt, și automatizăm doar pașii repetitivi, stabili și măsurabili. După lansare rămânem până când cifrele se mențin un ciclu complet, primiți documentația, iar orice bug în ce am construit e acoperit de garanția de 12 luni.
Lectură suplimentară
Citește mai departe.
Servicii conexe
Ce urmează, de obicei.
Pe industrii
Vezi cum arată pentru industria ta.
Începe cu procesul care te costă cel mai mult.
Spune-ne unde se blochează munca, ce se introduce de două ori și ce depinde de un singur om. Îți spunem sincer dacă merită o analiză și ce ar acoperi.