Cum ceri ofertă pentru un proiect de digitalizare finanțat: brief-ul care îți aduce oferte comparabile (și cum lucrăm noi cu el)

De ce ofertele pentru același proiect nu se pot compara

Cele mai multe cereri de ofertă sunt un email de două rânduri: o aplicație pentru comenzi, legată de ERP, în bugetul proiectului. Fiecare furnizor completează golurile cu propriile presupuneri, așa că trei oferte descriu trei proiecte diferite. Diferențele care contează rareori apar în total:

• Ce intră în proiect. O ofertă acoperă tot fluxul comenzii, alta doar ecranele, a treia adaugă o aplicație de mobil pe care nu a cerut-o nimeni.
• Mentenanța. O ofertă include un an de suport, alta o lasă pe dinafară fără să spună.
• Licențele și găzduirea. Unele oferte includ licențele terților și costurile de cloud, altele presupun că le plătești deja.
• Ore sau livrabile. O ofertă calculată pe ore arată cât lucrează furnizorul. Ce primești la finalul fiecărei etape rămâne neclar.
• Proprietatea. Al cui e codul sursă, ale cui sunt conturile de cloud și datele după proiect lipsește adesea cu totul.

Când plătești din banii tăi, e o bătaie de cap. Într-un proiect finanțat, devine o problemă de dosar.

Ce cere dosarul de finanțare de la o ofertă

Regulile de mai jos vin din ghidul solicitantului pentru POCIDIF 2021-2027, Acțiunea 2.1 (dezvoltarea de noi servicii, aplicații și produse prin inovare și tehnologii avansate, pentru IMM-urile din domeniul TIC), și din Ordinul nr. 1284/2016, procedura de achiziții pentru beneficiarii privați la care trimite ghidul. Programele regionale au ghiduri cu regulile lor: verifică ghidul apelului tău.

La depunere, ghidul pentru 2.1 cere minimum două oferte de preț pentru fiecare cheltuială eligibilă, semnate și datate de cel care le emite, sau capturi de ecran datate de pe site-urile oficiale ale furnizorilor. Ofertele se centralizează în Anexa 7, „Centralizator cantități și oferte”, care are câte un rând pentru fiecare cheltuială, cu aceste coloane:

• categoria de cheltuială, unitatea de măsură și denumirea produsului sau a serviciului;
• specificațiile tehnice minime;
• cantitatea și prețul unitar estimat fără TVA;
• furnizorul 1 cu prețul lui unitar, furnizorul 2 cu prețul lui unitar;
• oferta aleasă și justificarea alegerii.

Evaluatorii verifică independent prețurile față de piață. Fără două oferte rezonabile, cheltuiala devine neeligibilă, la fel și atunci când apar suspiciuni de „oferte formale” între solicitant, ofertanți sau consultantul care a scris proiectul. Verifică și dacă domeniul de activitate al fiecărui ofertant se potrivește cu ce ofertează.

Încă două reguli stabilesc calendarul. Ghidul cere efect stimulativ: nicio achiziție nu poate începe înainte de depunerea proiectului, cu excepția consultanței pentru cererea de finanțare și a managementului de proiect. Cererea de oferte face parte din pregătirea dosarului; semnarea unui contract de furnizare trebuie să aștepte. În implementare, achizițiile urmează Ordinul 1284/2016: sub prag, achiziție directă, cu o notă privind determinarea valorii estimate; peste prag, publicare pe fonduri-ue.ro („Achiziții privați”), minimum 6 zile pentru oferte de produse și 10 pentru servicii și o notă justificativă de atribuire. Se poate atribui și o singură ofertă conformă. Fiecare cerere de rambursare vine cu dosarul complet al achiziției: specificații, oferte, nota de atribuire, contract, procese-verbale de recepție și livrabile.

Brief-ul de o pagină: opt întrebări

Trimite aceeași pagină tuturor ofertanților. O completezi într-o după-amiază și elimină cele mai multe diferențe dintre oferte înainte să apară:

1. Ce proces schimbăm și ce nu merge azi? Descrie un flux de la cap la coadă, de exemplu de la comandă la factură, și unde se blochează, unde datele se introduc de două ori sau unde depinde de un singur om.
2. Cine îl folosește și câți sunt? Roluri și numărul de utilizatori pe fiecare rol, din firmă și din afara ei (clienți, parteneri).
3. Cu ce sisteme trebuie să lucreze? ERP, CRM, e-Factura, magazin online, email, fișiere comune. Numește fiecare sistem și spune dacă are API, dacă știi.
4. Ce e obligatoriu și ce e opțional? Două liste separate. Prima primește preț, a doua se ofertează ca opțiuni.
5. Ce trebuie livrat pentru raportare? Documentație, proces-verbal de recepție pe fiecare etapă și ce va trebui să vadă auditul tehnic. În 2.1, ultima cerere de rambursare vine cu un raport de audit tehnic despre conformitate, testarea securității și GDPR.
6. Care e calendarul? Data depunerii, data estimată a contractului de finanțare, perioada de implementare a apelului și orice dată care nu se poate muta.
7. Al cui e totul la final? Codul sursă, conturile de cloud și de licențe, domeniul, datele. Cere-le pe toate pe numele firmei.
8. Cine se ocupă de sistem după proiect? Echipa ta, furnizorul sau altcineva, și în ce condiții. În 2.1, mentenanța de după implementare nu e eligibilă, dar perioada de durabilitate de trei ani o cere pe costul tău. Planific-o în afara bugetului.

Ce le ceri ofertanților să trimită înapoi

Cere răspunsul în aceeași structură, ca fiecare ofertă să intre direct în centralizator:

• Prețul pe fiecare linie de cheltuială, fără TVA, pe aceleași linii ca în specificația ta.
• Livrabilele pe etape, fiecare cu ce primești și cum se recepționează.
• Calendarul în săptămâni, de la semnarea contractului.
• Ce nu e inclus: licențe, găzduire, conținut, migrarea datelor, mentenanță.
• Echipa: rolurile și cine ce face.
• Garanția: ce acoperă și pe ce perioadă.
• Data, semnătura și termenul de valabilitate al ofertei.

Pentru consultanții de fonduri: cum obțineți oferte pe care le puteți pune în dosar

Ofertele care trec de verificarea prețurilor au patru lucruri în comun:

• Scrieți specificația pe fiecare linie de cheltuială, așa cum va apărea în Anexa 7. Dezvoltare software la comandă pentru modulul de comenzi, cu specificații minime, aduce răspunsuri comparabile; o linie care spune doar digitalizare nu aduce.
• Trimiteți tuturor ofertanților aceeași specificație și cereți răspuns linie cu linie. Două oferte pentru lucruri diferite nu pot justifica un singur preț.
• Cereți oferte de la furnizori reali, al căror domeniu se potrivește cu ce ofertează. Evaluatorii verifică activitatea fiecărui ofertant.
• Verificați ca fiecare ofertă să fie datată, semnată și să aibă termen de valabilitate înainte să intre în dosar.

Primim cu plăcere specificații scrise așa. Le răspundem ca furnizor, linie cu linie, la prețul la care am lucra efectiv.

Când refuzăm

Refuzăm când:

• Ni se cere să scriem cererea de finanțare. Nu scriem cereri de finanțare și nu facem consultanță de fonduri. Putem fi furnizorul din dosar; cererea o scrie un consultant de fonduri.
• Ni se cere o ofertă de complezență. Orice ofertă pe care o trimitem e una pentru care am semna contractul. O ofertă trimisă doar ca să umple a doua coloană pune în pericol cheltuiala solicitantului.
• Proiectul pornește de la lista de cheltuieli eligibile în loc să pornească de la un proces. Când în proiect intră tot ce acoperă finanțarea, finanțarea decide proiectul și rezultatul vine pe locul doi.
• Firma are sub zece oameni și nicio problemă clară de creștere. O ajută mai mult un freelancer bun și îi spunem asta.

Testul din digitalizare cu sau fără PNRR se aplică și aici: ai face proiectul fără finanțare? Ce ar trebui să conțină de la bun început un proiect finanțat găsești în digitalizarea IMM-urilor cu fonduri europene.

Cum lucrăm cu brief-ul

Fără finanțare, preferăm să pornim de la o discuție și de la o analiză și să scriem noi brief-ul. Un proiect finanțat are o dată de depunere și are nevoie de specificații înainte de orice contract, așa că aici pornim de la brief-ul tău:

1. Ne trimiți brief-ul din pagina de contact. Îți răspundem în cel mult două zile lucrătoare.
2. Un apel scurt cu experții care ar lucra la proiect, ca să lămurim ce lasă brief-ul deschis. Fără prezentări.
3. O ofertă scrisă în structura de mai sus: ce intră în proiect, livrabilele pe etape, calendarul în săptămâni, ce nu e inclus, echipa și garanția. În EUR, datată și semnată. Dacă se schimbă brief-ul, se schimbă și oferta, în scris.

Proiectul trece apoi prin cele patru etape descrise în cum lucrăm. Analiza vine prima, după contractul de finanțare: desenăm procesul și îl măsurăm. Designul se încheie cu un plan aprobat de echipa ta, cu criterii de acceptare. Implementarea livrează software care funcționează în producție, cu demo la fiecare iterație și testare de acceptanță pe fiecare flux. Scalarea, după lansare, are ofertă separată, în afara bugetului finanțat.

Fiecare etapă se încheie cu un proces-verbal de recepție pe care îl poți pune la cererea de rambursare. Documentația acoperă cerințele, arhitectura, testele și securitatea, adică ce cere să vadă un audit tehnic. Codul și conturile sunt pe numele firmei tale, iar orice bug apărut după lansare intră într-o garanție de 12 luni. Cum se formează prețul găsești în cum se formează prețul.

Pe scurt

• Ofertele diferă prin ce includ, mentenanță, licențe, ore și proprietate cu mult înainte să difere prin preț.
• În POCIDIF 2.1, fiecare cheltuială eligibilă are nevoie de două oferte semnate și datate, la aceeași specificație. Verifică ghidul tău.
• Opt întrebări și o structură fixă de răspuns fac ofertele comparabile și gata de dosar.