Unde ajută, concret, AI într-o firmă?
AI, în forma pe care o folosesc azi majoritatea firmelor, înseamnă programe construite pe modele de limbaj care citesc, scriu, clasifică și rezumă text. Merită acolo unde se întâlnesc trei lucruri: munca se repetă, intrările sunt scrise (emailuri, documente, tichete, înregistrări) și cineva din firmă poate spune cum arată un rezultat corect. Când lipsește unul dintre ele, rezultatul e de obicei un demo care nu ajunge niciodată în lucrul de zi cu zi.
Diferența ține și de mărime: în UE, în 2025, foloseau AI 17% dintre firmele mici (10 până la 49 de angajați), 30,36% dintre cele mijlocii și 55,03% dintre cele mari (Eurostat; toate cifrele sunt pe pagina noastră de statistici 2026). Firmele care folosesc deja AI îl pun cel mai des la lucru în marketing și vânzări (34,70% dintre ele) și în procesele administrative (31,05%). Sunt aceleași zone în care vedem și noi cele mai clare prime proiecte. Clienții întreabă acum și ChatGPT sau Claude de furnizori, iar ce face un site de firmă citabil ține mai ales de o structură bună, obișnuită.
OECD a găsit același tipar din alt unghi. Într-un sondaj făcut la finalul lui 2024 pe peste 5.000 de IMM-uri din șapte țări, 31% foloseau AI generativ, dar doar 29% dintre acestea îl foloseau în activitatea de bază a firmei; în rest, mai ales pentru text și pentru sarcini simple, ocazionale (OECD, 2025). Pentru cele mai multe firme, oportunitatea e să mute AI din folosirea ad-hoc, de către câte un angajat, în procesele care țin firma în mișcare.
Cum poate ajuta AI fiecare departament?
Mai jos sunt situațiile pe care le întâlnim cel mai des în firmele de 10 până la 250 de oameni. Pentru fiecare: sarcina, ce face AI, ce verifică în continuare un om și condiția fără de care proiectul nu ar trebui să înceapă.
Vânzări
- Sarcina: calificarea cererilor primite, actualizarea CRM-ului după apeluri și întâlniri, primele variante de ofertă.
- Ce face AI: citește fiecare cerere și o etichetează după produs, mărime și urgență; transformă notițele de apel în câmpuri din CRM; pregătește o ofertă pornind de la șabloanele și lista voastră de prețuri.
- Ce verifică un om: prețurile, discounturile și tot ce pleacă spre client. AI pregătește, omul de vânzări decide.
- Condiția: un CRM pe care echipa chiar îl folosește și șabloane de ofertă care există deja, în scris.
Relația cu clienții
- Sarcina: răspunsurile la întrebările care se repetă (stadiul comenzii, livrare, retururi, cum se folosește produsul) și sortarea emailurilor sau a tichetelor.
- Ce face AI: clasifică fiecare mesaj după tip și urgență, atașează comanda sau contractul relevant și propune un răspuns din baza voastră de cunoștințe, cu sursele folosite.
- Ce verifică un om: la început, fiecare răspuns; apoi doar categoriile sensibile (reclamații, rambursări, orice are implicații juridice). Un sistem AI care vorbește cu clienții trebuie să spună că e AI; regula din AI Act e explicată în articolul nostru despre agenții AI.
- Condiția: răspunsuri scrise la întrebările frecvente (politici, fișe de produs, răspunsuri anterioare) și acces la datele comenzilor.
Financiar și contabilitate
- Sarcina: preluarea facturilor de la furnizori, potrivirea plăților cu facturile, încadrarea cheltuielilor, urmărirea încasărilor restante.
- Ce face AI: extrage datele din PDF-uri și documente scanate care nu vin structurat (furnizori externi, bonuri, chitanțe), propune contul de cheltuială pe baza înregistrărilor anterioare, potrivește extrasul bancar cu facturile deschise și pregătește notificări de plată. Facturile B2B interne vin deja ca XML prin RO e-Factura, deci acolo e mai degrabă o problemă de integrare decât una de AI; detaliile sunt în ghidul nostru despre automatizarea facturilor.
- Ce verifică un om: înregistrarea contabilă, tratamentul TVA, tot ce nu s-a potrivit și fiecare plată. Contabilul aprobă; AI elimină tastarea.
- Condiția: un program de facturare sau de contabilitate care permite export și import de date (de tipul SmartBill sau SAGA, ori ce folosiți deja) și reguli de înregistrare pe care cineva le poate pune pe hârtie.
Resurse umane
- Sarcina: răspunsurile la întrebările angajaților despre concedii, beneficii și proceduri, anunțurile de angajare, materialele pentru primii pași ai angajaților noi.
- Ce face AI: răspunde la întrebări pe baza regulamentului intern, cu trimitere la sursă, scrie anunțuri de angajare pornind de la descrierea postului, adună listele cu primii pași pentru angajații noi.
- Ce verifică un om: tot ce privește un angajat anume și fiecare decizie de angajare. Folosirea AI pentru triajul sau ierarhizarea candidaților e o utilizare cu risc ridicat în AI Act, deci un proiect separat, cu obligații juridice de verificat înainte.
- Condiția: un regulament intern actualizat și o regulă clară despre ce date personale pot ajunge la model.
Operațiuni și back office
- Sarcina: introducerea comenzilor care vin pe email sau în PDF, avizele de însoțire, confirmările de la furnizori, nomenclatoarele ținute în ordine.
- Ce face AI: citește comanda sau documentul, îl potrivește cu produsele și clienții voștri, îl introduce în ERP sau pregătește importul și semnalează ce n-a putut citi cu siguranță.
- Ce verifică un om: excepțiile semnalate și un eșantion din rest, până când rata de eroare e cunoscută.
- Condiția: un ERP sau un sistem de comenzi care acceptă importuri ori are API și coduri de produs consecvente.
Raportare pentru management
- Sarcina: raportul săptămânal sau lunar pe care cineva îl adună de mână din mai multe sisteme.
- Ce face AI: strânge cifrele, completează raportul, scrie un prim comentariu despre ce s-a schimbat și răspunde la întrebări despre date.
- Ce verifică un om: cifrele față de sursă și concluziile. Raportul îl semnează cel care răspunde de el.
- Condiția: indicatorii sunt deja definiți. Dacă cifrele stau încă în Excel-uri personale, primul pas e să le aducem într-un sistem.
Cu ce proiect AI să înceapă o firmă mică?
Tabelul pune situațiile de mai sus în ordine după efort și după ce trebuie să existe înainte. Efortul e estimarea noastră calitativă pentru o firmă tipică de 10 până la 250 de oameni; efortul real depinde de câte sisteme sunt implicate și de câte excepții are procesul.
| Departament | Utilizare | Efort | Condiție |
|---|---|---|---|
| Relația cu clienții | Clasificarea emailurilor și a tichetelor | Mic | O adresă comună sau un sistem de tichete |
| Relația cu clienții | Răspunsuri propuse din baza de cunoștințe | Mediu | Răspunsuri scrise la întrebările frecvente |
| Vânzări | Actualizarea CRM-ului din notițele de apel | Mic | Un CRM folosit de echipă |
| Vânzări | Primele variante de ofertă | Mediu | Șabloane de ofertă și o listă de prețuri la zi |
| Financiar și contabilitate | Preluarea datelor din facturi nestructurate | Mediu | Un program care poate importa datele extrase |
| Financiar și contabilitate | Potrivirea plăților și notificări de plată | Mediu | Date bancare și facturi în același loc |
| Resurse umane | Întrebări despre regulamentul intern | Mic | Un regulament intern actualizat |
| Operațiuni | Introducerea comenzilor din email și PDF | Mediu spre mare | ERP cu import sau API, coduri de produs consecvente |
| Management | Raportul recurent și primul comentariu | Mediu | Indicatori definiți, date în sisteme |
Un prim proiect bun stă pe un rând cu efort mic sau mediu, atinge unul sau două sisteme și se repetă destul de des încât o săptămână de folosire să dea cifre reale.
Cum folosesc AI în firmă: de unde încep?
Să începi cu AI înseamnă să alegi un proces, nu o unealtă. Acestea sunt cei patru pași pe care îi urmăm, în ordinea asta:
- Alegi un proces cu volum. O propoziție, un responsabil, o sarcină care se repetă zilnic sau săptămânal. „Relația cu clienții” e prea larg; „răspunsurile la emailurile despre stadiul comenzii” e un proces.
- Măsori punctul de plecare. Înainte să construiești ceva, numeri de câte ori apare sarcina, cât durează și cât de des iese greșit. Fără cifra asta, nimeni nu va putea spune dacă AI a ajutat.
- Testezi cu un om în buclă. Construiești cea mai mică variantă care funcționează pe date reale, iar omul care face azi sarcina verifică fiecare rezultat. Păstrezi exemplele în care AI a greșit; ele devin setul de test.
- Extinzi ce susțin cifrele. Când pilotul atinge ținta stabilită la pasul 2, reduci verificarea la cazurile care contează, conectezi restul sistemelor și treci la următorul proces.
În sondajul Eurostat din 2025, 70,89% dintre firmele din UE care s-au gândit la AI, dar nu l-au folosit, au dat drept motiv lipsa expertizei. Cei patru pași sunt făcuți pentru exact situația asta: cer decizii și un responsabil de proces mai mult decât specialiști AI în firmă. Checklist-ul nostru de pregătire AI acoperă condițiile în douăsprezece întrebări, iar cât costă implementarea AI arată cum estimezi un pilot înainte să te angajezi.
La ce nu e bun AI încă?
- Judecata deschisă. Dacă acorzi credit comercial unui client dificil sau cum gestionezi o dispută delicată depinde de istoric și de relații pe care modelul nu le vede. Va răspunde oricum, cu încredere.
- Sarcinile rare. Un proces făcut de câteva ori pe an are prea puține exemple pe care să-l testezi și prea puțin volum ca să-și recupereze costul.
- Sarcinile fără un răspuns corect. Dacă doi oameni cu experiență din firmă nu s-ar pune de acord asupra rezultatului bun, nu ai cu ce să compari ce face AI.
- Calculele exacte și cuvântul final asupra cifrelor. Modelele pot citi sau reda greșit o cifră; totalurile, TVA-ul și plățile se verifică în sistemul de evidență.
- Acțiunile ireversibile. Plăți, contracte, schimbări de preț, înregistrări șterse: AI le poate pregăti, un om le aprobă.
- Repararea unui proces stricat. Dacă pașii diferă de la un om la altul, AI doar grăbește confuzia. Începe cu optimizarea proceselor și verifică dacă o automatizare pe reguli simple n-ar rezolva treaba fără niciun model; diferența e explicată în automatizarea proceselor vs transformarea digitală.
Cum ajută Murarum firmele să înceapă cu AI?
Murarum este o companie de transformare a afacerilor care ajută firmele de 10 până la 250 de oameni să găsească unde merită AI și să-l integreze în sistemele pe care le folosesc deja. Începem cu Analiza: un pas cu limite clare, în care analizăm procesele, verificăm datele și ordonăm utilizările posibile, cu o recomandare scrisă de tip da sau nu, pe care clientul o păstrează indiferent dacă urmează sau nu o implementare. Uneori răspunsul cinstit e că primul proiect nu e unul de AI. Când este, serviciul nostru de integrare AI îl construiește cu set de evaluare, puncte de aprobare umană și limite de cost din prima săptămână.
Pe scurt
- AI ajută acolo unde munca e repetitivă, scrisă și are un rezultat corect clar, într-un volum care contează.
- Fiecare departament are candidați: cererile primite în vânzări, răspunsurile către clienți, preluarea facturilor și potrivirea plăților în contabilitate, întrebările despre regulament în HR, introducerea comenzilor în operațiuni, rapoartele recurente pentru management.
- Peste tot, AI pregătește, iar un om verifică ce atinge bani, clienți, angajați sau documente juridice.
- Începi cu un singur proces: îl alegi, măsori punctul de plecare, testezi cu un om în buclă, apoi extinzi ce susțin cifrele.
- Judecata deschisă, sarcinile rare, cifrele finale și acțiunile ireversibile rămân la oameni.
Surse
- Eurostat, Use of artificial intelligence in enterprises, anul de referință 2025, date extrase în decembrie 2025, verificat pe 7 octombrie 2026
- OECD (2025), Generative AI and the SME Workforce: New Survey Evidence, OECD Publishing, Paris, verificat pe 7 octombrie 2026
