Aplicații pentru clienți
Clienții tăi comandă, cer ofertă și se programează singuri
Construim aplicații pentru clienții firmei tale: cont de comandă cu prețurile fiecărui client, re-comandă din istoric, cerere de ofertă cu preț estimat, status și documente, programări, plată online și o aplicație pentru agenții de teren. Toate se leagă de ERP-ul sau de programul pe care îl folosești deja, așa că nimeni nu mai tastează de două ori. Începem cu o analiză scurtă.
Azi și după
O cerere de client, de la lista de prețuri până la factură.
Un exemplu construit pentru această pagină: o firmă cu 40 de oameni care vinde către în jur de 300 de firme și primește cam 60 de cereri pe zi, la telefon, pe email și pe WhatsApp. Cifrele sunt ipoteze de lucru, nu rezultatele unui client.
Exemplu ilustrativ
Cum arată azi
Clientul cere lista de prețuri pe email Manual
Vânzătorul caută condițiile clientului și îi trimite un PDF sau un Excel, care peste o lună nu mai e valabil.
Comanda vine la telefon, pe email sau pe WhatsApp Manual
Un operator o tastează în ERP. Aceeași comandă ca luna trecută se tastează din nou, cod cu cod.
Cererea de ofertă se calculează de mână Manual
Dimensiuni, material, cantitate, într-un Excel, inclusiv pentru cererile care nu devin niciodată comandă.
Clientul sună să întrebe unde e comanda Manual
Cineva caută în ERP, apoi îl sună înapoi. Între timp, telefonul e ocupat pentru alt client.
Facturile și documentele se retrimit la cerere Manual
Copii după facturi, avize sau certificate, căutate prin emailuri înainte de controlul clientului.
În exemplu: 60 de cereri pe zi × 5 minute = 5 ore pe zi de telefon, tastare și căutat, aproape un om întreg, plus greșelile de cod de la retastare.
Cum arată după
Clientul intră în contul lui și își vede prețurile Automat
Prețurile negociate și stocul vin din ERP, nu dintr-un PDF trimis acum o lună.
Comandă nouă sau re-comandă din istoric Automat
Comanda ajunge direct în ERP, cu codurile corecte. Telefonul rămâne pentru cine preferă să sune.
Cererea de ofertă primește un preț estimat pe loc Automat
Calculat după regulile tale de preț. Cererile neobișnuite ajung la vânzări complete, cu dimensiunile și fișierele atașate.
Excepțiile ajung la un om Verificare umană
Limită de credit depășită, preț în afara listei, stoc insuficient, fiecare cu motivul scris. În exemplu presupunem una din zece cereri.
Statusul și documentele se văd în cont Automat
Statusul se actualizează din ERP, iar facturile, avizele și certificatele se descarcă de acolo.
În exemplu, echipa verifică excepțiile în loc să tasteze și să sune înapoi. Cât timp se câștigă depinde de câți clienți folosesc aplicația: asta măsurăm în analiză și apoi cu primii clienți.
Când se potrivește
Când merită și când nu.
Se potrivește dacă
- Clienții cer lista de prețuri pe email și comandă la telefon sau pe WhatsApp, iar cineva tastează comenzile în ERP.
- Fiecare cerere de ofertă se calculează de mână, din dimensiuni, material și cantitate, chiar și cele care nu devin comandă.
- Clienții recurenți comandă aceleași produse în fiecare lună, prin același fir de emailuri.
- Agenții de vânzări notează comenzile la client pe hârtie sau le trimit pe WhatsApp, iar seara cineva le tastează în ERP.
- Telefonul sună toată ziua cu „unde e comanda mea?” sau „mai aveți loc joi?”.
- Machetele, fișierele sau documentele circulă pe email până la aprobare, și nu e clar care e versiunea finală.
- Programările se fac la telefon și se țin într-un caiet sau într-un Excel.
Nu se potrivește dacă
- Ai câțiva clienți care comandă rar. Un formular bun pe site și un email clar rezolvă mai mult decât o aplicație.
- Un program gata făcut acoperă aproape tot ce îți trebuie, de exemplu programări simple sau un magazin online obișnuit. Îți spunem asta și te ajutăm să îl configurezi și să îl legi de ce ai.
- Prețurile, stocurile sau codurile din ERP nu sunt de încredere. Clientul le-ar vedea pe toate, așa că începem cu datele.
- Programul tău nu are nicio cale de acces: nici API, nici import, nici export programat. Atunci prima discuție e despre sistem.
Unde se folosește
Vezi cum arată în industria ta.
Ce construim
Ce pot face clienții tăi singuri.
Fiecare funcție se poate construi separat și se leagă de același ERP. Analiza arată cu care merită să începi.
- 01
Comandă B2B cu prețurile clientului
Fiecare client are cont, își vede prețurile negociate, stocul și condițiile lui, iar comanda intră direct în ERP, cu codurile corecte.
- 02
Re-comandă din istoric
Clientul reface comanda de luna trecută dintr-un clic, își salvează liste de produse și modifică doar cantitățile. Comenzile repetate nu mai trec prin telefon.
- 03
Cerere de ofertă cu preț estimat
Un configurator cere exact datele de care ai nevoie (dimensiuni, material, cantitate, fișiere) și arată un preț estimat, calculat după regulile tale. Vânzătorul primește cererea completă și confirmă prețul final.
- 04
Status comandă și documente
Clientul vede unde e comanda, de la confirmare la livrare, din datele ERP-ului. Facturile, avizele, certificatele și procesele-verbale se descarcă din cont, oricând.
- 05
Aprobare de machete și documente
Clientul încarcă fișierul, vede macheta, lasă comentarii și o aprobă. Fiecare versiune rămâne salvată, cu data și numele celui care a aprobat, iar re-comanda pornește din varianta aprobată.
- 06
Programări și rezervări
Clientul alege ziua și ora, pe om, pe sală sau pe echipament, și primește confirmare și reamintire. Pachetele de ședințe și abonamentele se țin în cont, legate de programul în care lucrează echipa.
- 07
Plată online
Clientul plătește cu cardul comanda, avansul sau rezervarea, direct din cont, printr-un procesator de plăți autorizat. Plata se vede în ERP, iar factura pleacă mai departe în e-Factura.
- 08
Aplicație pentru agenții de teren
Agentul ia comanda la client, pe telefon, cu prețurile și stocul acelui client, iar comanda intră direct în ERP. Dacă semnalul e slab, comanda rămâne salvată pe telefon și pleacă atunci când revine.
Calculează
Cât te costă azi cererile pe care clienții le-ar putea face singuri?
Pune cifrele tale. Rezultatul arată timpul pe care echipa îl petrece azi cu liste de prețuri, comenzi tastate, întrebări despre status și programări la telefon, nu o economie promisă. Cât din el trece în aplicație aflăm în analiză și cu primii clienți.
Estimare
- Timp manual pe lună
- 100 ore
- Cost pe lună
- 5.000 lei pe lună
Pe an: 60.000 lei
Ipotezele calculului
- Cu valorile de pornire: 1.200 cereri × 5 minute = 100 ore pe lună. La 50 lei pe oră, asta înseamnă 5.000 lei pe lună.
- 1.200 de cereri pe lună înseamnă 60 pe zi lucrătoare, ca în exemplul de mai sus. Numără apelurile, emailurile și mesajele dintr-o săptămână obișnuită înainte să alegi cifra.
- Minutele includ preluarea cererii, căutarea în ERP, tastarea și răspunsul către client. O ofertă calculată de mână poate dura mult mai mult decât o întrebare despre status, așa că, dacă le ai pe amândouă, calculează-le separat.
- 50 de lei pe oră e o valoare de pornire pentru costul total al unei ore de lucru administrativ, nu o medie oficială. Folosește costul real din firma ta.
- Nu toți clienții vor folosi aplicația din prima lună. Calculul arată costul de azi, nu cât dispare.
- Calculul lasă deoparte comenzile pierdute cât timp telefonul e ocupat și greșelile de retastare.
- E o estimare orientativă, nu o ofertă și nici o economie garantată.
Cum lucrăm
De la cererile de azi la o aplicație pe care clienții o folosesc.
Primul pas e Analiza: numărăm cererile clienților pe fiecare canal, vedem ce întreabă cel mai des și ce date din ERP pot fi arătate clientului. Abia apoi desenăm și construim.
- 01
Analiză
Numărăm cererile pe canale (telefon, email, WhatsApp, agenți), măsurăm cât durează fiecare și verificăm ce date din ERP sunt corecte și pot fi arătate clientului.
Rezultat: tipurile de cereri, volumele, datele disponibile și prima funcție de construit.
- 02
Design
Desenăm ecranele și le arătăm câtorva clienți reali înainte să scriem cod. Stabilim regulile de preț și ce rămâne la vânzător.
Rezultat: ecranele verificate cu clienți, regulile scrise și legătura cu ERP-ul descrisă.
- 03
Implementare
Construim prima funcție și o pornim cu un grup mic de clienți, în paralel cu telefonul și emailul, până când merge fără surprize.
Rezultat: prima funcție în producție, folosită de clienți reali.
- 04
Extindere
Invităm restul clienților și adăugăm următoarea funcție: re-comandă, documente, programări, plată online. Predăm codul și documentația.
Rezultat: aplicația folosită de clienți, codul și documentația pe numele tău.
Riscuri
Ce poate merge prost și cum tratăm.
Clienții nu folosesc aplicația
O aplicație pe care clienții o ignoră e un cost fără câștig. Pornim cu clienții care comandă des, le arătăm ecranele înainte de cod, iar telefonul rămâne. Măsurăm lunar câte cereri trec prin aplicație.
Preț sau stoc greșit în fața clientului
În firmă, o greșeală se corectează. În contul clientului devine o promisiune. Verificăm prețurile și stocul din ERP în analiză, iar prețul din configurator rămâne estimat până îl confirmă un om, dacă așa decizi.
Legătura cu ERP-ul se oprește
Comenzile nu se pierd: așteaptă într-o coadă și intră în ERP când legătura revine. Clientul vede ora ultimei actualizări a stocului, iar un om e anunțat imediat.
Date personale, plăți și acces
Fiecare client vede doar datele lui, iar conturile au roluri: cine comandă, cine aprobă. Datele cardului rămân la procesatorul de plăți, nu în aplicație. Semnăm un acord de prelucrare pentru datele la care avem acces, iar aplicația e găzduită în centre de date din UE. Când aplicația ține date de sănătate, evaluarea de impact asupra datelor (DPIA) se face înainte să construim.
Întrebări despre aplicațiile pentru clienți
Ce este un portal de clienți?
Un portal de clienți este o aplicație web în care clienții firmei tale intră cu cont propriu ca să comande, să ceară ofertă, să vadă statusul, să descarce documente, să plătească sau să se programeze. Datele vin din ERP-ul sau din programul pe care îl folosești deja și se întorc tot acolo. Nu e un magazin online deschis oricui și nu înlocuiește ERP-ul.
Trebuie să schimb ERP-ul, site-ul sau magazinul online?
De obicei nu. Dacă ERP-ul, programul de gestiune, softul medical sau softul hotelier are API, acceptă importuri sau permite acces la baza de date, îl păstrăm și construim în jurul lui. Aplicația poate sta într-o secțiune a site-ului pe care îl ai deja, iar magazinul online care merge rămâne neatins.
Integrare ERP-CRMDe ce nu un program gata făcut?
Uneori un program gata făcut e alegerea bună, și atunci îți spunem asta. Aplicația la comandă merită când ai prețuri diferite pe fiecare client, reguli de ofertare proprii sau mai multe sisteme de legat, adică exact partea pe care un program standard nu o acoperă. Uneori soluția corectă e la mijloc: configurăm programul existent și construim doar legătura cu ERP-ul.
Freelancer, agenție, SaaS sau companie de transformare digitală?Prețul din configurator e un preț ferm?
Tu decizi. Prețul estimat se calculează după regulile tale: dimensiuni, material, cantitate, adaosuri. Poate fi afișat ca estimare, confirmată de vânzător, sau ca preț ferm pentru produsele standard. Cererile care ies din reguli ajung la vânzări complete, cu toate datele și fișierele atașate.
Clienții mei comandă la telefon și pe WhatsApp. Vor folosi aplicația?
Nu toți, și nu din prima zi. De aceea pornim cu clienții care comandă des și cu funcția pe care o cer cel mai des, iar telefonul rămâne. Situația de azi, cu telefon, WhatsApp și Excel, nu e o piedică: din cererile de acolo aflăm ce trebuie să facă aplicația.
Merge pe telefon, în mai multe limbi și cu plată online?
Da. Aplicația merge în browser, pe telefon și pe calculator, fără instalare. Poate fi în română, engleză sau alte limbi, pentru clienții din străinătate. Plata cu cardul se adaugă printr-un procesator de plăți autorizat, iar factura pleacă mai departe în e-Factura.
Automatizare facturare și e-FacturaConstruiți și aplicația pentru agenții de vânzări?
Da. Agenții iau comanda la client, pe telefon, cu prețurile, stocul și istoricul acelui client, iar comanda intră în ERP fără să mai fie tastată de cineva la birou. Agenții și clienții folosesc aceleași prețuri și aceeași legătură cu ERP-ul, așa că o comandă nu ajunge de două ori în sistem.
Cine deține codul și datele?
Tu. De la primul commit, codul sursă, conturile de infrastructură și datele clienților tăi sunt pe numele firmei tale. Nu ne datorezi licențe și nu depinzi de noi ca să continui.
Cât durează și de unde pornim?
Pornim cu o analiză, care durează de la câteva zile la 2 săptămâni. Durata construcției depinde de câte funcții începi și de cât de ușor se leagă ERP-ul, așa că o stabilim în analiză și o scriem în propunere. Construim pe rând: o funcție ajunge la clienți înainte să o începem pe următoarea.
AnalizaLectură suplimentară
Citește mai departe.
Spune-ne ce te întreabă clienții cel mai des.
Descrie pe scurt cum comandă sau cer ofertă clienții tăi azi, pe ce canale și în ce program ajung cererile. Îți răspundem sincer dacă merită o analiză și ce ar acoperi.