Clinici medicale
Digitalizare pentru
clinici medicale
Pacienții sună ca să se programeze, recepția notează, confirmă și tastează aceleași date în mai multe programe, iar ora rămasă liberă după o neprezentare nu o mai umple nimeni. Facem ca pacienții tăi să se programeze și să își urmărească singuri tratamentul, iar datele să ajungă în softul de cabinet fără retastare.
Murarum este o companie din Iași care digitalizează clinici medicale private: stomatologie, policlinici, fertilitate, recuperare și kinetoterapie. Construim programare online pe medic și pe locație, reamintiri, pachete de ședințe, parcursul pacientului cu pași și documente și cereri de medicina muncii pentru firme, legate de softul de cabinet pe care clinica îl folosește deja. Nu vindem și nu înlocuim softul de cabinet. Clinica rămâne operatorul datelor pacienților, iar noi lucrăm ca persoană împuternicită. Lucrăm de obicei cu clinici între 10 și 250 de oameni, iar orice proiect începe cu o analiză.
Îți răspundem în cel mult două zile lucrătoare. Prima discuție e despre cum vin azi programările, nu despre tehnologie.
Recunoști situația?
Așa arată o zi obișnuită la recepția unei clinici.
Telefonul de la recepție sună întruna.
Programările vin la telefon, din formularul de pe site, pe Facebook și pe WhatsApp. Recepția le notează, le confirmă una câte una și le tastează în softul de cabinet.
Fiecare locație are calendarul ei.
Pacientul sună la o clinică, dar medicul are loc mâine la cealaltă. Recepția verifică în două programe sau sună colegii.
Ore pierdute din cauza neprezentărilor.
Pacientul a uitat sau nu a avut cum să anuleze fără să sune, iar ora a rămas liberă.
Pachetele de ședințe se țin pe hârtie sau în Excel.
Câte ședințe a făcut pacientul, câte mai are, ce a plătit. La fiecare programare cineva numără din nou.
Pacientul se pierde pe un parcurs lung.
La un program de fertilitate, de recuperare sau la un plan de tratament stomatologic, pașii, analizele și plățile se explică la telefon, de fiecare dată. Pacientul nu știe ce urmează și sună să întrebe.
Aceleași date, scrise de trei ori.
Fișa completată pe hârtie în sala de așteptare, biletul de trimitere, datele pentru raportarea către CAS, factura. Recepția le introduce de mână, în programe diferite.
Dacă te regăsești în două sau trei dintre ele, nu ai nevoie de alt soft de cabinet. Ai nevoie ca pacienții să își facă singuri partea, iar datele să ajungă în softul pe care îl ai fără să le tasteze cineva.
Pentru pacienții tăi
Pacienții se programează singuri.
Recepția are timp pentru cei din fața ei.
Aplicații pe care le folosesc pacienții tăi și firmele cu care lucrezi, legate de softul de cabinet. Nu le construim pe toate deodată: analiza arată cu care merită să începi.
- 01
Programare online pe medic, pe specialitate și pe locație.
Un singur calendar pentru toate clinicile. Pacientul alege medicul sau terapeutul, locația și ora liberă, iar programarea ajunge în softul de cabinet. Pentru serviciile în contract cu CAS, pacientul încarcă biletul de trimitere la programare, iar recepția îl verifică.
- 02
Confirmări, reamintiri și anulare din mesaj.
Pacientul primește confirmarea și o reamintire înainte de vizită, pe SMS, email sau WhatsApp, și poate anula sau muta programarea fără să sune. Ora eliberată se vede imediat în calendar.
- 03
Pachete de ședințe și abonamente.
Pacientul cumpără pachetul, vede câte ședințe a făcut și câte mai are și își programează singur următoarea ședință. Recepția nu mai numără pe hârtie.
- 04
Parcursul pacientului, pas cu pas.
Pentru programele lungi, de fertilitate, de recuperare sau un plan de tratament stomatologic: pașii, ce trebuie făcut înainte de fiecare, documentele și plățile, într-un singur loc. Pacientul știe ce urmează, iar echipa vede cine a rămas în urmă.
- 05
Formulare înainte de vizită, rezultate și documente în cont.
Fișa de anamneză și consimțămintele se completează acasă, nu pe hârtie în sala de așteptare. După vizită, pacientul își găsește în cont rezultatele, scrisoarea medicală și factura. Dacă vrei, poate plăti online, direct din cont.
- 06
Cereri de medicina muncii de la firme.
Firma trimite lista angajaților și tipul de examen, primește programările grupate și vede fișele de aptitudine într-un cont al ei. Fără oferte și liste schimbate la telefon.
Telefonul și recepția rămân. Pacienții care preferă să sune pot suna în continuare, iar programarea făcută la telefon intră în același calendar. Site-ul pe care îl ai rămâne și el: programarea se adaugă în el sau stă la o adresă separată, legată din site.
În clinica ta
Ce se întâmplă după ce pacientul s-a programat.
Fiecare proces are o pagină separată, cu exemplu ilustrativ, riscuri și întrebări.
Azi și după
Un centru de recuperare cu două locații, azi și după.
Un exemplu construit pentru această pagină, nu un client.
Exemplu ilustrativ
Azi
Pacientul sună să se programeze. De mână
Recepția caută un terapeut liber în două calendare.
Pachetul de 10 ședințe se notează pe o fișă de hârtie. De mână
Plata se trece separat, în programul de facturare.
Pentru fiecare ședință, pacientul sună din nou. De mână
O neprezentare se află abia la ora programării. De mână
Ora rămâne liberă.
Nimeni nu observă când un pacient renunță la jumătatea tratamentului. De mână
Fiecare ședință trece prin telefon, fișă și tastatură. Recepția numără ședințe în loc să primească pacienți.
După
Pacientul cumpără pachetul online sau la recepție. Aplicația
Pachetul apare în contul lui, cu ședințele rămase.
Își programează ședințele din cont. Aplicația
La terapeutul și în locația pe care le alege, în calendarul comun.
Primește o reamintire cu o zi înainte. Aplicația
Și poate muta ședința direct din mesaj.
Factura pleacă din pachet și ajunge în e-Factura. Aplicația
Recepția vede pacienții care nu și-au mai programat ședințe. Verifică recepția
Îi sună pe ei, nu pe toți.
Terapeuții văd programul zilei. Pacientul vede câte ședințe mai are. Recepția sună doar unde contează.
Aceeași logică, în alte clinici (exemple ilustrative)
Grup de clinici stomatologice
Un calendar pe medic și pe cabinet, pentru toate locațiile. Planul de tratament în contul pacientului, cu etapele și plățile lui.
Clinică de fertilitate
Parcursul pe pași: consultații, analize, proceduri și plăți. Pacienta vede ce urmează și ce documente trebuie să aducă, fără să sune pentru fiecare întrebare.
Policlinică în contract cu CAS
Programare pe specialitate, cu biletul de trimitere încărcat la programare. Cererile de medicina muncii de la firme intră într-un flux separat, cu programări grupate.
Ce ai deja
Nu schimbi softul de cabinet.
Îl folosești mai bine.
Softul de cabinet sau de clinică
Rămâne sursa pentru pacienți, fișe, programări și servicii. Ne legăm de el ca de un ERP: prin API, prin importuri și exporturi de fișiere sau prin acces la baza de date. Îl schimbăm doar dacă nu poate fi conectat deloc, iar decizia se ia în analiză, cu costurile ambelor variante pe masă.
Softul de laborator
Rezultatele ajung în contul pacientului din programul care le produce, după validarea stabilită de clinică, nu din emailuri cu atașamente.
Raportarea către CAS
Rămâne în programul care o face azi. Îi dăm datele din programări și servicii, ca să nu mai fie introduse a doua oară.
Programul de facturare și e-Factura
Primesc factura din programarea încheiată sau din pachetul vândut, fără a doua introducere.
Datele pacienților
Rămân ale clinicii. Clinica e operatorul datelor, iar noi lucrăm ca persoană împuternicită, pe baza unui acord de prelucrare. Datele stau în centre de date din UE, accesul e limitat și jurnalizat, iar analiza de impact (DPIA) o facem împreună cu clinica, înainte de lansare.
Echipa de IT sau furnizorul softului
Dacă ai o echipă de IT, sau dacă furnizorul softului de cabinet are un om tehnic, lucrează cu noi de la analiză. Dacă nu, nu e o condiție.
Dovadă
Același tipar, deja în producție.
Nu avem încă un studiu de caz publicat cu o clinică și cu date de pacient. Avem în schimb tiparul de care are nevoie un parcurs de pacient: oamenii din afara firmei își completează singuri datele și documentele, echipa verifică dintr-un singur loc, iar statusul se vede dintr-o privire.
Eventer.NET, o firmă din Iași, organizează congrese medicale și evenimente științifice. Drumurile, cazarea și documentele fiecărui lector se strângeau pe email și în tabele. Am construit platforma care a schimbat acest proces: lectorii își completează singuri datele, în română sau în engleză, echipa verifică ce primește dintr-un singur back-office, iar organizatorii văd dintr-o privire cine mai are ceva de trimis. Lectorii trimit documente personale, așa că protecția datelor și controlul accesului au făcut parte din design de la început. Platforma e în producție. Am făcut analiza, prototipul, designul, aplicația și API-ul.
Același mecanism, într-o clinică
| La Eventer.NET | Într-o clinică |
|---|---|
| Lectorul își completează singur datele și documentele, în română sau în engleză | Pacientul își completează singur fișa și încarcă biletul de trimitere, înainte de vizită |
| Echipa verifică dintr-un back-office ce a venit | Recepția verifică ce a trimis pacientul, în loc să tasteze |
| Agenda fiecărui lector urmează programul când se schimbă | Parcursul pacientului urmează planul medicului când se schimbă |
| Organizatorii văd cine mai are ceva de trimis | Echipa vede dintr-o privire ce pacienți au rămas în urmă pe parcurs |
Pentru Organizația Mondială a Sănătății am construit, în parteneriat cu Hungry Bytes și împreună cu un medic de familie, WHO LENA: o aplicație mobilă care îi ghidează pe medici în conversațiile sensibile cu pacienții, în App Store din iunie 2021. Spunem deschis ce este: o aplicație de conținut pentru medici, fără conturi, care nu colectează și nu prelucrează date ale pacienților. Arată că lucrăm bine cu medici și cu o organizație din sănătate, nu că am construit deja un sistem cu date medicale.
Exemplul cu centrul de recuperare de mai sus e ilustrativ. Cifrele unui proiect real le publicăm doar cu acordul clientului.
Cum începem
Începem cu analiza.
Analiza este primul pas al oricărui proiect Murarum. Pentru o clinică înseamnă că urmărim câteva zeci de programări reale, de la primul telefon al pacientului până la factură și raportare, și scriem ce merită schimbat primul. În analiză nu scriem cod.
Ce primești
- Harta drumului unei programări azi, pe fiecare canal: telefon, site, Facebook, WhatsApp, recepție.
- Cifrele de pornire, măsurate la tine: programări pe canal, neprezentări, timp la telefon, date introduse de două ori.
- Lista ordonată de schimbări, cu argumentele pentru fiecare. De exemplu, reamintirile și mutarea din mesaj înaintea parcursului de pacient, sau invers.
- Un plan scris, cu ofertă dacă vrei să îl construim noi. Analiza rămâne a ta și o poți pune în practică și fără noi. Dacă un program de programări gata făcut ți se potrivește, scriem asta.
Ce avem nevoie de la tine
- Câteva ore cu recepția și cu un medic sau un terapeut.
- Acces la softul de cabinet, sau un export, și la canalele prin care vin programările.
- Nu avem nevoie de datele pacienților în analiză: lucrăm pe exporturi fără date de identificare și pe ecrane, alături de echipa ta.
- Un om care poate spune da sau nu.
Cât durează
De la câteva zile la 2 săptămâni, în funcție de câte locații, specialități și programe analizăm. Dacă clinica ta e în Moldova, pentru analiză venim la sediul tău.
Dacă știi deja ce vrei să construiești
Analiza se scurtează, de exemplu la 2-3 zile, pe un singur flux: programarea online cu reamintiri sau pachetele de ședințe, cu legătura spre softul de cabinet.
„Aproape o treime dintre programări se mută sau se anulează la telefon. Începem cu reamintirile și mutarea din mesaj și lăsăm parcursul de pacient pentru etapa a doua.”
Întrebări despre digitalizarea clinicilor medicale
De ce nu un SaaS de programări, cu abonament lunar?
Uneori un SaaS de programări e alegerea corectă, și îți spunem asta în analiză. Dacă ai un singur cabinet, câțiva medici și vrei doar ca pacienții să își aleagă ora și să primească reamintiri, un abonament lunar face treaba mai ieftin decât o aplicație la comandă. Construim la comandă când clinica nu încape în șablon: mai multe locații cu un calendar comun, pachete și abonamente de ședințe, un parcurs lung cu pași și documente, cereri de medicina muncii de la firme sau o legătură cu softul de cabinet pe care SaaS-ul nu o are. Atunci aplicația și codul sunt ale clinicii, fără licență pe medic sau pe programare. Comparăm costul pe câțiva ani, nu doar costul de pornire.
Freelancer, agenție, SaaS sau companie de transformare digitală?Cum tratați datele pacienților?
Datele despre sănătate sunt o categorie specială de date, după articolul 9 din GDPR, așa că le tratăm ca atare din prima zi a proiectului. Clinica rămâne operatorul datelor, iar noi lucrăm ca persoană împuternicită, pe baza unui acord de prelucrare semnat înainte să avem acces la ceva. Datele stau în centre de date din UE. Accesul e limitat la oamenii care au nevoie de el, iar fiecare acces rămâne în jurnal. Analiza de impact asupra protecției datelor (DPIA) o facem împreună cu clinica, înainte de lansare. Din datele pacienților vedem doar ce cere proiectul, iar în analiză lucrăm pe date fără elemente de identificare. Nu dăm consultanță juridică: dacă clinica are un responsabil cu protecția datelor (DPO), lucrăm cu el de la analiză.
Puteți lega aplicația de softul nostru de cabinet sau de laborator?
Da, dacă programul are o cale de acces: API, import și export de fișiere sau acces la baza de date. Ne legăm de el ca de un ERP. Spune-ne ce program folosești și îți spunem din prima discuție ce variantă de legătură are. Dacă furnizorul softului trebuie să deschidă accesul, vorbim cu el împreună cu tine. Detaliile tehnice le verificăm în analiză, pe sistemul tău.
Integrare ERP-CRMMerge și pentru serviciile în contract cu CAS?
Da. Programarea online poate separa serviciile în contract cu CAS de cele plătite, iar pacientul încarcă biletul de trimitere la programare, ca recepția să îl verifice înainte de vizită. Raportarea către CAS rămâne în programul care o face azi; noi ne ocupăm ca datele din programări să ajungă acolo fără să le introducă cineva a doua oară. Cum se face legătura cu programul tău verificăm în analiză.
Trebuie să ne refacem site-ul?
Nu. Programarea online și contul pacientului se adaugă la site-ul pe care îl ai sau stau la o adresă separată, legată din site. Dacă azi butonul de programare de pe site nu duce nicăieri, de acolo pornim: îl legăm de calendarul comun.
Cât durează și cât costă?
Analiza durează de la câteva zile la 2 săptămâni. Durata construcției o scriem în propunere, după analiză, în funcție de câte locații, servicii și integrări intră în ea. Nu avem o listă de prețuri: prețul analizei se stabilește în scris înainte să începem, iar construcția are preț fix, pentru o lucrare clar delimitată. Lansăm pe rând: o parte ajunge la pacienți înainte să o începem pe următoarea.
Cum se formează prețulAl cui e ce construiți?
Al clinicii. Codul, repository-ul și documentația sunt ale tale de la primul commit, fără licență și fără dependență de noi. Orice bug apărut după lansare intră într-o garanție de 12 luni.
Lucrați cu clinici din Iași?
Da. Suntem din Iași și lucrăm cu firme din toată România și din Uniunea Europeană. Pentru clinicile din Moldova, la analiză venim la sediul tău, inclusiv la recepție, acolo unde se iau programările. Restul lucrului se face de obicei de la distanță.
Alte industrii
Aceeași metodă, în alte sectoare.
Spune-ne cum ajunge azi o programare de la pacient în calendar.
Câte locații ai, pe ce canale vin programările și cine le introduce.
Îți răspundem în cel mult două zile lucrătoare dacă merită o analiză și ce ar acoperi. Lucrăm de obicei cu clinici între 10 și 250 de oameni. Contează mai mult câte locații, specialități și programe ai decât câți oameni sunt în echipă.