Distribuție
Digitalizare pentru
firme de distribuție
Clienții cer lista de prețuri pe email, agenții dictează comenzile la telefon, iar în birou cineva le tastează din nou în ERP. Facem ca firma ta să primească, să proceseze și să livreze comenzile fără retastare, iar clienții tăi să comande singuri, cu prețurile lor.
Murarum este o companie din Iași care digitalizează firme de distribuție B2B. Construim aplicații prin care clienții firmei comandă singuri, cu prețurile negociate, aplicații de comenzi pentru agenții de teren și automatizări care duc comenzile, stocul și facturile direct în ERP-ul pe care firma îl folosește deja. Nu vindem și nu înlocuim ERP-ul. Lucrăm de obicei cu firme între 10 și 250 de oameni, iar potrivirea o decide complexitatea comenzilor, nu numărul de angajați. Orice proiect începe cu o analiză.
Recunoști situația?
Așa arată o zi obișnuită într-o firmă de distribuție.
„Ce preț am eu?”
Lista de prețuri pleacă pe email, la cerere. Fiecare bar, magazin sau instalator are condițiile lui, iar unele stau doar în capul agentului.
Agenții notează comenzile în caiet sau pe WhatsApp.
Seara le dictează la telefon, iar dimineața cineva din birou le tastează în ERP a doua oară.
Comenzile vin pe toate canalele deodată.
Email, telefon, WhatsApp, formularul de pe site. Fiecare în alt format și niciuna direct în ERP.
Telefonul sună pentru „aveți pe stoc?” și „când vine marfa?”.
Magazinul online arată stocul de ieri sau nu îl arată deloc.
Clienții recurenți comandă de fiecare dată de la zero.
Aceleași produse în fiecare lună, aceeași listă, același email, aceeași tastare.
Ce nu are loc în ERP stă în Excel.
Ambalajele returnabile și garanțiile, retururile, cererile de service pentru echipamentele vândute, ofertele pe listă de proiect.
Dacă te regăsești în două sau trei dintre ele, nu ai nevoie de un ERP nou. Ai nevoie ca ERP-ul tău să primească datele fără să le tasteze cineva.
Pentru clienții tăi
Clienții tăi comandă singuri.
Echipa ta verifică doar excepțiile.
Aplicații pe care le folosesc clienții și agenții tăi, legate de ERP. Nu le construim pe toate deodată: analiza arată cu care merită să începi.
- 01
Cont de comandă B2B, cu prețurile fiecărui client.
Clientul intră în cont și vede catalogul, prețurile negociate, condițiile de plată și istoricul lui. Comanda ajunge direct în ERP, fără email și fără retastare.
- 02
Re-comandă dintr-un clic.
Comanda de luna trecută, refăcută și ajustată în câteva secunde. Pentru consumabilele cumpărate lunar, o listă de favorite.
- 03
Aplicație de comenzi pentru agenții de teren.
Pe telefon sau pe tabletă, cu prețurile și condițiile fiecărui client. Merge și unde nu e semnal și trimite comenzile când revine conexiunea.
- 04
Cerere de ofertă pe listă, cu preț estimat.
Clientul încarcă lista de proiect, lista de materiale sau lista de debitare, în Excel sau PDF. Produsele sunt potrivite cu codurile din catalog, iar agentul primește o ofertă pregătită, pe care o verifică și o trimite. La ofertele negociate, de exemplu pe sezonul agricol, agentul pornește de la o variantă gata făcută, nu de la o foaie goală.
- 05
Status, documente, sold și plată.
Clientul vede unde e comanda, avizul, factura și ce are de plată, fără să sune. Dacă vrei, poate plăti online, direct din cont.
- 06
Service, retururi și ambalaje.
Cerere de service pentru un echipament sau cerere de retur, cu poze și status vizibil. Ambalajele returnabile și garanțiile, ținute pe fiecare client, nu într-un Excel separat.
Telefonul și agentul rămân. Clienții care preferă să sune pot suna în continuare. Magazinul online pe care îl ai rămâne și el: contul B2B se construiește lângă el sau peste el, cu aceleași produse și același stoc.
În firma ta
Ce se întâmplă după ce comanda a intrat.
Fiecare proces are o pagină separată, cu exemplu ilustrativ, riscuri și întrebări.
Azi și după
Un distribuitor de băuturi pentru HoReCa, azi și după.
Un exemplu construit pentru această pagină, nu un client.
Exemplu ilustrativ
Azi
Barul sună agentul seara. De mână
Agentul notează comanda în caiet.
Dimineața, un operator tastează comenzile agenților în ERP. De mână
Lista de prețuri pleacă pe email, în PDF. De mână
Uneori e cea veche.
Ambalajele returnabile se țin într-un Excel. De mână
Barul sună să afle când vine marfa. De mână
Fiecare comandă trece prin telefon, caiet și tastatură înainte să ajungă în ERP.
După
Barul comandă din contul lui. Aplicația
Cu prețurile lui, sau reface comanda de săptămâna trecută.
Agentul ia comenzile în aplicație, în timpul vizitei. Aplicația
Comanda intră direct în ERP.
Prețurile din cont vin din ERP. Aplicația
Deci sunt mereu cele de azi.
Ambalajele și garanțiile se văd pe fiecare client. Aplicația
Din comenzi și retururi.
Operatorul verifică excepțiile. Verifică echipa
Preț nou, stoc insuficient, produs necunoscut. În loc să tasteze.
Barul vede statusul comenzii și factura în cont. Agentul petrece vizita vânzând, nu notând.
Ce ai deja
Nu schimbi ERP-ul.
Îl folosești mai bine.
ERP-ul sau programul de gestiune
Rămâne sursa pentru clienți, produse, prețuri și stoc. Ne legăm de el prin API, prin importuri și exporturi de fișiere sau prin acces la baza de date. Îl schimbăm doar dacă nu poate fi conectat deloc, iar decizia se ia în analiză, cu costurile ambelor variante pe masă.
Programul de facturare și e-Factura
Primesc factura din comanda livrată, fără a doua introducere.
Magazinul online
Rămâne. Îi dăm stocul corect și îi adăugăm, dacă e nevoie, partea pentru clienții firmă.
Excel și WhatsApp
Nu sunt motiv de jenă. Sunt harta reală a felului în care lucrează firma azi și punctul de la care pornim. Multe reguli comerciale trăiesc doar acolo, iar analiza le scoate la lumină înainte să construim ceva.
Echipa de IT
Dacă ai una, sau IT-ul grupului, lucrează cu noi de la analiză. Dacă nu ai, nu e o condiție.
Dovadă
Același tipar, deja în producție.
Nu avem încă un studiu de caz publicat în distribuție. Avem în schimb tiparul pe care îl cere o firmă de distribuție: oamenii din afara firmei își fac singuri partea, echipa verifică, iar statusul se vede dintr-o privire.
Eventer.NET, o firmă din Iași, organizează congrese medicale și evenimente științifice. Drumurile, cazarea și documentele fiecărui lector se strângeau pe email și în tabele. Am construit platforma care a schimbat acest proces: lectorii își completează singuri datele, în română sau în engleză, echipa verifică ce primește dintr-un singur back-office, iar organizatorii văd dintr-o privire cine mai are ceva de trimis. Platforma e în producție. Am făcut analiza, prototipul, designul, aplicația și API-ul.
Același mecanism, în distribuție
| La Eventer.NET | Într-o firmă de distribuție |
|---|---|
| Lectorul își completează singur datele | Clientul își plasează singur comanda, cu prețurile lui |
| Echipa verifică dintr-un back-office ce a venit | Operatorul confirmă comenzile și tratează doar excepțiile |
| Agenda fiecărui lector urmează programul când se schimbă | Statusul comenzii și stocul urmează ERP-ul când se schimbă |
| Organizatorii văd cine mai are ceva de trimis | Vezi dintr-o privire comenzile blocate și motivul |
Pentru Sunday am analizat pașii și procesele din spatele aplicației B2B prin care clienții business își administrează programele de merchandise și am făcut designul UX și UI pe baza lor. Ne-am ocupat de analiză și design, nu de implementare.
Cum începem
Începem cu analiza.
Analiza este primul pas al oricărui proiect Murarum. Pentru o firmă de distribuție înseamnă că urmărim câteva zeci de comenzi reale, de la mesajul clientului sau al agentului până la factură, și scriem ce merită schimbat primul. În analiză nu scriem cod.
Ce primești
- Harta drumului unei comenzi azi, pe fiecare canal: client, agent, telefon, email, magazin.
- Cifrele de pornire, măsurate pe comenzile tale: volume pe canal, timpi, erori și retastări.
- Lista ordonată de schimbări, cu argumentele pentru fiecare. De exemplu, contul B2B înaintea aplicației pentru agenți, sau invers.
- Un plan scris, cu ofertă dacă vrei să îl construim noi. Analiza rămâne a ta și o poți pune în practică și fără noi.
Ce avem nevoie de la tine
- Câteva ore cu oamenii care preiau comenzile și cu un agent de teren.
- Acces la ERP, sau un export, și la canalele prin care vin comenzile.
- Un om care poate spune da sau nu.
Cât durează
De la câteva zile la 2 săptămâni, în funcție de câte canale de comenzi și câte echipe analizăm. Dacă firma ta e în Moldova, pentru analiză venim la sediul tău.
Dacă știi deja ce vrei să construiești
Analiza se scurtează, de exemplu la 2-3 zile, pe un singur flux: contul B2B sau aplicația pentru agenți, cu legătura spre ERP.
„Două treimi dintre comenzi vin de la clienți recurenți, cu aceleași produse. Începem cu re-comanda din cont pentru ei și lăsăm aplicația pentru agenți pentru etapa a doua.”
Întrebări despre digitalizarea firmelor de distribuție
Trebuie să schimb ERP-ul?
De obicei nu. Dacă ERP-ul are API, acceptă importuri sau permite acces la baza de date, îl păstrăm și construim în jurul lui. Îl schimbăm doar dacă nu poate fi conectat deloc, iar decizia se ia în analiză, cu costurile ambelor variante pe masă.
Puteți lega aplicația de programul nostru de gestiune?
Da, dacă programul are o cale de acces: API, import și export de fișiere sau acces la baza de date. Spune-ne ce program folosești și îți spunem din prima discuție ce variantă de legătură are. Detaliile tehnice le verificăm în analiză, pe sistemul tău.
Integrare ERP-CRMDe ce nu un portal B2B gata făcut, cu abonament?
Dacă un program gata făcut se potrivește cu felul în care vinzi, îl folosești pe acela și îți spunem asta în analiză. Construim la comandă când condițiile comerciale nu încap într-un șablon: prețuri pe fiecare client, agenți pe rute, ambalaje returnabile, oferte pe listă de proiect. Atunci aplicația și codul sunt ale tale, fără licență pe utilizator.
Cât durează?
Analiza durează de la câteva zile la 2 săptămâni. Durata construcției o scriem în propunere, după analiză, în funcție de amploare și de integrări. Lansăm pe rând: o parte ajunge în producție înainte să o începem pe următoarea.
Cât costă?
Nu avem listă de prețuri, pentru că prețul depinde de ce include proiectul, iar asta aflăm din analiză. Prețul analizei îl stabilim în scris înainte să începem. Proiectul are preț fix, pentru o lucrare clar delimitată.
Cum se formează prețulAl cui e ce construiți?
Al tău. Codul, repository-ul și documentația sunt ale tale de la primul commit, fără licență și fără dependență de noi. Orice bug apărut după lansare intră într-o garanție de 12 luni.
Lucrați cu firme din Iași?
Da. Suntem din Iași și lucrăm cu firme din toată România și din Uniunea Europeană. Pentru firmele din Moldova, la analiză venim la sediul tău. Restul lucrului se face de obicei de la distanță.
Se poate face pe fonduri europene?
Putem fi furnizorul din proiect, dar nu scriem dosarul de finanțare. Proiectul îl definim după ce trebuie schimbat în firmă, nu după ce finanțează apelul. Dacă finanțarea se potrivește cu planul din analiză, cu atât mai bine.
Digitalizare cu sau fără PNRRAlte industrii
Aceeași metodă, în alte sectoare.
Spune-ne cum ajunge azi o comandă de la client în ERP.
Canalele, volumul aproximativ și cine le introduce.
Îți răspundem în cel mult două zile lucrătoare dacă merită o analiză și ce ar acoperi.