Eventer.NET · Congrese medicale și evenimente · 2026
Logistica lectorilor, scoasă din tabele.
Eventer.NET organizează congrese medicale și evenimente științifice. Drumurile, cazarea și documentele fiecărui lector se strângeau pe email și în tabele, iar fiecare agendă personală se făcea de mână. Am reproiectat acest proces în jurul unei platforme construite de noi: lectorii își completează singuri datele într-un portal self-service, echipa verifică ce primește dintr-un singur back-office, iar fiecare agendă urmează programul pe măsură ce se schimbă.
Scris de Mircea Muraru · · Actualizat
Context
Un congres se sprijină pe lectorii lui.
Fiecare ediție a unui congres aduce lectori, mulți dintre ei din străinătate. Pentru fiecare există drumuri, cazare, documente și prezentări pe care echipa de organizare trebuie să le strângă, să le verifice și să le transforme într-un plan clar pentru acea persoană.
La Eventer.NET, toate acestea stăteau în emailuri și tabele, iar agenda fiecărui lector era făcută de mână.
Provocarea
Multe detalii care se schimbă. O singură agendă corectă.
Când se schimbă un zbor sau programul, schimbarea trebuie să ajungă la lectorii potriviți, iar o agendă făcută de mână se greșește ușor. În plus, sunt două tipuri de utilizatori foarte diferite: o echipă de organizare care are nevoie de o imagine de ansamblu clară și lectori ocupați, care ar trebui să-și termine partea în câteva minute.
Lectorii trimit documente personale, așa că protecția datelor și controlul accesului au făcut parte din design de la început, nu au fost adăugate ulterior.
Ce am făcut
Întâi prototipul. Apoi produsul real.
Am pornit de la felul în care lucrează efectiv echipa. Apoi am construit un prototip interactiv pe date demonstrative și l-am parcurs împreună cu echipa, ca să confirmăm conceptul și fluxurile înainte de a scrie cod de backend.
După aprobarea clientului am construit platforma: designul UX și UI, frontend-ul web, backend-ul și API-ul, punerea în producție și QA. De atunci lansăm îmbunătățiri în runde scurte, pornind de la feedbackul echipei.
Rezultat
Un singur loc pentru fiecare lector.
Platforma e în producție și o folosește echipa Eventer.NET. Lectorii își completează singuri datele, în română sau în engleză, și primesc o agendă personală care se actualizează când se schimbă planurile. Organizatorii văd dintr-o privire cine mai are ceva de trimis.
Schimbarea mai mare e în munca propriu-zisă. Echipa nu mai strânge, nu mai copiază și nu mai retrimite: verifică ce trimit lectorii și decide doar excepțiile.
Cifrele de utilizare sunt ale Eventer.NET. Nu cităm numere pe care nu avem acordul să le publicăm; orele din exemplul de mai jos sunt ilustrative.
Procesul
Logistica unui lector, înainte și după.
Cum se schimbă munca din jurul unui singur lector, scrisă ca flux tipic pentru această pagină. Descrie procesul, nu datele Eventer.NET.
Exemplu ilustrativ
Înainte
Cererile pleacă pe email De mână
Zboruri, cazare, documente și prezentarea, cerute într-un fir separat pentru fiecare lector.
Răspunsurile se copiază într-un tabel De mână
Vin în formate diferite și cineva le introduce de mână, rând cu rând.
Agenda personală se face de mână De mână
Prezentări, program social și drumuri, puse într-un document pentru fiecare lector.
Fiecare schimbare se retrimite pe rând De mână
Când se mută o sesiune sau un zbor, echipa caută cine e afectat și scrie din nou fiecăruia.
Cine mai are de trimis se verifică în tabel De mână
Înainte de fiecare termen, rând cu rând.
Cinci pași manuali pentru fiecare lector, repetați la fiecare schimbare. O agendă corectă depinde de un singur om atent.
După
Lectorii își completează singuri datele Platforma
În română sau în engleză, în portalul self-service, cu documentele în același loc.
Echipa verifică ce a primit Verifică echipa
Dintr-un singur back-office, în loc să strângă și să copieze.
Agenda personală se construiește din program Platforma
Prezentări, program social și drumuri, pentru fiecare lector.
Schimbările ajung în toate agendele afectate Platforma
Programul se modifică o singură dată, iar agendele afectate se actualizează.
Prezentarea arată cine mai are ceva de trimis Platforma
Dintr-o privire, fără să deschizi un tabel.
Un singur pas uman: verificarea. Agendele urmează programul.
Ce înseamnă asta pentru o ediție, în timp de lucru.
Un congres inventat, cu 60 de lectori și trei schimbări de program care afectează fiecare câte 20 dintre ei. Timpii pe sarcină sunt ipotezele noastre.
| Sarcina, pe ediție | Înainte | După |
|---|---|---|
| Strângerea datelor de drum, cazare și a documentelor: 6 emailuri × 5 min pe lector; după: 5 min de verificare | 30 h | 5 h |
| Agendele personale: 15 min pe lector; după: verificări prin sondaj | 15 h | 1 h |
| Trimiterea schimbărilor de program: 3 schimbări × 20 de lectori × 5 min; după: 10 min de verificare pe schimbare | 5 h | 0,5 h |
| Urmărirea a ce lipsește: înainte de fiecare termen | 4 h | 1 h |
| Total, o ediție: în zile de lucru de 8 ore: ≈ 54 h față de ≈ 7,5 h | ≈ 7 zile | ≈ 1 zi |
Calcul ilustrativ, nu cifrele Eventer.NET. Valorile reale depind de eveniment, de numărul de lectori și de cât de des se schimbă programul. Le măsurăm în analiză, înainte să construim ceva.
Produsul lansat
Produsul, de aproape.
Întrebări despre acest proiect
Ce am construit pentru Eventer.NET?
O platformă de management al lectorilor cu două părți: un back-office în care echipa de organizare administrează evenimentele și lectorii și un portal self-service în care fiecare lector își completează datele și primește o agendă personală. Ne-am ocupat de analiză, prototip, designul UX și UI, frontend, backend, punerea în producție și QA.
De ce am început cu un prototip?
Pentru că e cel mai ieftin mod de a afla dacă fluxurile sunt corecte. Echipa a parcurs un prototip funcțional, pe date demonstrative, și a confirmat conceptul înainte să construim backend-ul, așa că produsul real s-a sprijinit pe decizii deja testate cu utilizatorii lui.
Există cifre de utilizare?
Nu de la Eventer.NET. Datele sunt ale clientului, iar noi publicăm doar cifre aprobate de client. Orele de pe această pagină sunt un calcul ilustrativ pentru un congres inventat, cu ipotezele scrise, iar ecranele folosesc date demonstrative, nu lectori reali.
Pe industrii
Vezi cum se aplică în industria ta.
Serviciul
Unde se încadrează acest proiect.
Alte studii de caz
Citește mai departe.
Ai un proces care stă în emailuri și tabele?
Spune-ne cine e implicat și unde se blochează. Îți spunem direct dacă un produs se potrivește și dacă suntem partenerul potrivit.